Want to learn about the future of sales?

Join our newsletter!

Jak napisać follow up email, żeby dostać odpowiedź

Piotr Zaniewicz in

Blog/Jak napisać follow up email, żeby dostać odpowiedź

„Stalking to po prostu romantyczny spacer z kimś, kto nie zdaje sobie z niego sprawy.”

Ludzie mają ostatnio bardzo dużo spraw na głowie. Wszyscy jesteśmy zapracowani jak pszczoły, nasze umysły otępia nadmiar informacji i ciągłe powiadomienia. Dlatego więc wzbudzenie naszego zainteresowania i sprawienie, żebyśmy przeczytali wysłaną nam wiadomość jest takie trudne. Na szczęście, mail przypominający jest potężną bronią dostępną w naszym biznesowym arsenale.

Wiem, że zapewne powiesz coś w stylu: „Robię wszystko, co w mojej mocy, aby tylko dotrzeć do potencjalnych klientów”. Ale czy naprawdę robisz wszystko? A może po prostu zbytnio obawiasz się bycia uznanym za stalkera, żeby podjąć odpowiednie kroki zmierzające do pozyskania nowych klientów? Pora przestać się martwić- oto pięć pomysłów na szablony nadające się do wykorzystania w Twoich emailach. Przydadzą się, kiedy następnym razem potencjalny klient będzie zwlekał z odpowiedzią.

Pomysły na maile przypominające (follow up email)- TL;DR

  1. „Zapomniałem Ci napisać o…”
  2. „Znalazłem coś naprawdę fajnego, może Cię to zainteresować…”
  3. „Mam nadzieję, że dobrze się bawisz?”
  4. „Piszę do Ciebie po raz kolejny, ponieważ…”
  5. „Wybierz numer, który opisuje Twoją odpowiedź…”

Follow up email #1 – „Zapomniałem Ci napisać o…”

Zwykle proszę tylko parę osób o opinię na temat moich artykułów. Jest ona dla mnie bardzo istotna, bo chcę, żeby moje teksty ukazywały się regularnie raz na tydzień. Ale oczywiście nie jest to równie ważne dla tych osób.
Terminy zbliżają się nieubłaganie, a ja nadal nie dostałem żadnej odpowiedzi! Wysyłam kolejne emaile zawierające nowe pomysły, potrzebne zmiany albo sprawy, o których zapomniałem wcześniej wspomnieć. Nowe powiadomienia w skrzynkach odbiorców sprawiają, że jeżeli zawarte w nich informacje są wartościowe, to szansa, że w końcu nam odpowiedzą gwałtownie wzrasta.

Cześć {{Imię}}, wiem, że zapewne Twoje obowiązki {{Stanowisko}} sprawiają, że jesteś zajęty, ale zastanawiałem się, czy otrzymałeś emaila, którego Ci wysłałem. Miałem wielką nadzieję, że otrzymam na niego odpowiedź.
Może lepiej by było, żebym skontaktował się z Tobą w przyszłym miesiącu?
Z poważaniem

Wysłałem tę wiadomość do całkiem sporej grupy osób. Odpowiadali zazwyczaj w 12,5% przypadków. Jak widać, ta metoda działa całkiem sprawnie. Czasem zapomnienie o zawarciu czegoś w swoim mailu może Ci wyjść na dobre. Mniej istotny plik, tytuł Twojego artykułu, jego ostatni paragraf, albo jakieś dodatkowe dane. Tylko nie przesadź, żeby nie uznano Cię za niekompetentną, czy niepoważną osobę.

Follow up email #2 – „Znalazłem coś naprawdę fajnego, może Cię to zainteresować…”

Jest wiele rzeczy, które mogą być dobrym materiałem na follow up. Na przykład: ”napisałem fajny artykuł po angielsku na temat pomysłów biznesowych w SaaS, „usłyszałem ciekawe nowinki z Twojej branży” albo „zamierzam pójść na to świetne wydarzenie, które odbywa się niedaleko Ciebie”.

Dlaczego nie wykorzystać podobnego rozwiązania w sytuacji, kiedy ktoś Ci nie odpowiada przez długi okres? Bądź rozsądny, jeżeli żaden odpowiedni temat nie przychodzi Ci do głowy, nie zmuszaj się. Co tydzień wysyłamy jakiś tekst związany ze sprzedażą do wszystkich naszych leadów. Za każdym razem kilkunastu odbiorców odpisuje, informując nas o swojej obecnej sytuacji i podejmując kolejne kroki w procesie sprzedażowym.

Follow up email #3 – „Mam nadzieję, że dobrze się bawisz?”

Jeśli wszystkie inne sposoby zawiodły, wykorzystanie humoru może sprawić, że odbiorcy szybko odpiszą. Biznes bywa nużący. Stwórz zabawnego emaila i opatrz go odpowiednim GIFem. Wielu ludzi naprawdę docenia humor w codziennych sytuacjach i odpowie Ci, jeżeli zdołasz poprawić im nastrój.

Follow upowy email, taki jak te, które posiadały najwyższy współczynnik konwersji, jaki mieliśmy w jednej z naszych kampanii, może zawierać dowcip. Oto przykładowy kompletny suchar, który mimo wszystko działał bardzo dobrze:

„Starałem się z Tobą skontaktować, ale niestety na razie bez sukcesu. Mam nadzieję, że nie zostałeś stratowany przez dzikie stado tęczowych jednorożców.”

To dowód na to, że nie trzeba wiele, żeby wywołać uśmiech na twarzy, a to świetnie przekłada się na współczynnik odpowiedzi.

Wadą tej metody jest jednak to, że nie wszyscy lubią żarty podczas komunikacji w celach biznesowych. Niemcy, czy Szwedzi preferują w pracy profesjonalną formę korespondencji. Osoby pracujące w niektórych branżach, takich jak medycyna, prawo, czy finanse, też niekoniecznie docenią tego typu dowcipy. Musisz znać granice, których nie powinieneś przekroczyć, żeby kogoś nie obrazić.

Follow up email #4 – „Piszę do Ciebie po raz kolejny, ponieważ…”

Wykorzystaj prawdziwe wydarzenie ze swojego życia jako powód, żeby odbiorca odpowiedział na Twojego emaila. W najcięższych przypadkach czasem wysyłaliśmy wiadomości o comiesięcznym czyszczeniu systemu CRM, która cieszyły się dużym współczynnikiem odpowiedzi. Ten sposób pomaga szybko zakwalifikować potencjalnych leadów.

Hej,
ciągle sprawdzam swoje relacje biznesowe w mojej bazie CRM. Zwykle, jeżeli nie otrzymuję żadnej odpowiedzi od kogoś przez trzydzieści dni to uznaję, że jest on albo bardzo zajęty, albo niezainteresowany.
Jeżeli nie jesteś zainteresowany, proszę daj mi znać, wtedy usunę Cię z naszego CRM i już nigdy więcej nie będę męczył Cię emailami sprzedażowymi {{Nazwa Firmy}}.

Wielu ludzi odpisuje na tę wiadomość, a ich odpowiedzi są zwykle zero jedynkowe.

  • 1- „Przepraszam, byłem naprawdę zajęty, ale nadal jestem zainteresowany waszą ofertą…”
  • 0- ”Proszę o wypisanie mnie z bazy, nie jestem już zainteresowany waszą ofertą…”

Follow up email #5 – „Wybierz numer, który opisuje Twoją odpowiedź”

Kiedy wszystko inne zawiedzie, daj odbiorcom bardzo łatwy i szybki sposób na odpisanie Ci. Dołącz trzy opcje dialogowe do treści swojej wiadomości, tak jak poniżej:

Hej,
widzę, że jesteś w tej chwili zbyt zajęty, żeby odpisać. Czy mógłbyś w odpowiedzi tylko wybrać cyfrę, która najlepiej oddaje Twoje nastawienie?
Proszę, zostaw mnie w spokoju!
Jestem zbyt zajęty, napisz do mnie za miesiąc.
Odpiszę Ci w przeciągu tygodnia.

Super zajęci ludzie na pewno docenią Twoje starania, żeby było im łatwo odpisać na Twoje wiadomości. Mimo wszystko weź pod uwagę możliwość, że niektórzy naprawdę nie mają czasu żeby Ci odpowiedzieć. Jeżeli bardzo potrzebujesz ich odpowiedzi, nie wahaj się do nich napisać, ale postaraj się, żeby dostarczenie Ci informacji, której potrzebujesz, nie wymagało z ich strony zbyt dużego wysiłku. Wysyłaj follow upy w sposób rozsądny i ciągły. Oto kolejny przykład wiadomości follow upowej, jaką możesz wysłać do bardzo zajętego adresata, zwłaszcza jeżeli czujesz się bardziej komfortowo wysyłając emaile o raczej tradycyjnej formie i treści:

Cześć. {{Imię}}. Wygląda na to, że byłeś zbyt zajęty, żeby odpisać na moją wiadomość. 🙂 Dlatego ta będzie bardzo krótka:
Rzuciłem okiem na {{Stronę Internetową}}. Wydaje mi się, że wiem, jak moglibyśmy udzielić Ci pomocy.
Pomówmy o tym – krótka rozmowa na Skype wystarczy. Masz może trochę czasu w piątek?
Wszystkiego dobrego

Ta wiadomość posiada naprawdę porządną, 14,5% częstotliwość otrzymywania odpowiedzi. Oznacza to, że jeśli wystarczająco mocno się postarasz, nawet ludzie cierpiący na chroniczny brak czasu mogą odpowiedzieć na Twój email.

Jak widzisz, nawet proste follow upy mają średnią częstotliwość odpowiedzi powyżej 10%. Możesz dotrzeć do nowych klientów stosunkowo niskim nakładem pracy, nie ma więc powodu, żeby nie korzystać z tego sposobu.

Wyzbycie się nieśmiałości i zdecydowanie na wykorzystanie follow upowania jest dobre dla Twojej firmy, więc nawet jeśli wyda Ci się to trudne na samym początku, mimo wszystko powinieneś to robić.

Zazwyczaj połowa odpowiedzi w naszych kampaniach pochodzi od follow up emaili. Poważnie!
Oznacza to, że jeśli nie będziesz z nich korzystał, to otrzymasz dużo mniej odpowiedzi niż Twoja konkurencja, która nie boi się ciągle wysyłać maili przypominających.

Dzięki za lekturę. Możesz swobodnie korzystać z naszych przykładów. Zerknij też na nasze case studies.

Warto przeczytać:

Chcesz poznać przyszłość sprzedaży?

Zapisz się na newsletter!

Newsletter jest prowadzony w języku angielskim.