Outsourcujesz cold mailing? Absolutnie nie popełniaj tych błędów

Marta Balukiewicz in

Blog/Outsourcujesz cold mailing? Absolutnie nie popełniaj tych błędów

Zdecydowałeś się zlecić kampanię mailingową zewnętrznej firmie, ale na każdym etapie planowania chcesz trzymać rękę na pulsie? Nadgorliwość, wysyłki na własną rękę czy celowe nieinformowanie o wcześniejszych działaniach aż w końcu chęć wpływu nawet na najmniejszy szczegół – te wszystkie rzeczy mogą negatywnie wpłynąć na ostateczne wyniki.

Błędy kampanii mailingowych

Być może nie wiesz lub nieświadomie popełniasz błędy, które z Twojej winy popsują wyniki kampanii. Jeśli zatrudniasz profesjonalistów, to zaufaj im i nie ingeruj nadmiernie w ich pracę. W tym artykule dowiesz się czego nie robić outsourcując cold mailing.

Podstawą rozpoczęcia współpracy jest poprawnie skonfigurowana skrzynka pocztowa. Jeśli zdecydowałeś się outsourcować wysyłkę maili, to zadbaj o to, by nie było problemów technicznych. Z pewnością dostałeś instrukcję co musisz zrobić, by eksperci z zewnętrznej firmy mogli dopracować wszystkie kwestie związane z wysyłką. Nie utrudniaj im pracy. Od poprawnie skonfigurowanej skrzynki pocztowej zależy dostarczalność Twoich kampanii.

Sprawdź limit skrzynki

Wybrana przez Ciebie firma będzie wysyłać wiadomości z Twojego konta, dlatego – po pierwsze – sprawdź czy masz ograniczenia dotyczące ilości wysyłanych wiadomości, a po drugie (jeśli masz) poinformuj o tym przed rozpoczęciem kampanii.

Chyba nie chcesz, żeby już po rozpoczęciu wysyłki nagle się okazało, że nie można wysłać maili do wszystkich wybranych przez Ciebie firm?

Oprócz poprawnie skonfigurowanej poczty, pamiętaj, żeby mieć na uwadze transparentność i reputację swojej domeny.

Mają na nią wpływ działania, które Twoja firma podejmowała w przeszłości:

  • prowadzone mailowo kampanie marketingowe,
  • wysyłki newsletterów,
  • poprzednie kampanie cold mailingowe.

Jeśli wcześniej rozsyłałeś maile na własną rękę lub korzystałeś z komercyjnych narzędzi do wysyłek, to musisz koniecznie poinformować o tym swoją firmę outsourcingową.

zadbaj o kampanie

Masowo wysyłałeś maile? Poinformuj o tym!

Wyobraź sobie sytuację, że na co dzień starasz się przestrzegać prawa, ale raz zdarzyło Ci się popełnić małe wykroczenie – jechałeś z nadmierną prędkością w terenie zabudowanym i dostałeś mandat. Automatycznie trafiłeś do policyjnego systemu, w którym od teraz masz swoją kartotekę. Od tego momentu, nawet jeśli zrobisz coś, co nie ma znamion przestępstwa, od razu będziesz brany pod lupę.

Dokładnie to samo dzieje się z mailami. Jeśli choć raz nieumiejętnie robiłeś kampanię mailingową (np. pracowałeś na bazie prospektów słabej jakości – wysłałeś newsletter do 2 tys. odbiorców jednego dnia, z czego połowa adresów była nieaktualna), to prawdopodobnie trafiłeś pod lupę filtrów antyspamowych.

Sprawdź swoją domenę

Wcale nie musiałeś spamować ludzi, wystarczył drobny błąd. Dlatego koniecznie poinformuj firmę, z którą współpracujesz o swojej mailowej przeszłości. Im szybciej, tym lepiej.

Dzięki temu firma zajmująca się Twoją kampanią będzie mogła szybciej zareagować i rozwiązać problem – obu stronom zaoszczędzi to czas. W trakcie współpracy i tak wyjdzie na jaw czy wcześniej uprawiałeś mass mailing, czy nie.

outsourcicng email

Pozwól specjalistom dopasować treść maila

Outsourcując kampanię mailową zapewne chcesz mieć wpływ na treść swojego “idealnego” cold maila i przykładasz się do tego z należytą starannością. Momentami nawet zbyt dużą.

Nie skupiaj się na detalach i nie poświęcaj zbyt dużo uwagi na małe rzeczy – masz teraz od tego specjalistów. W przeciwieństwie do Ciebie, to oni wysłali setki tysięcy, jeśli nie miliony skutecznych cold maili. Wiedzą jakich słów trzeba unikać i jak tworzyć treści, by wysyłane wiadomości nie trafiły do kosza.

Wkład w dostosowanie templatki (“cześć” zamiast “witam”na początku lub “z szacunkiem” w miejsce “pozdrawiam”) naprawdę nie rozwiąże wszystkich Twoich problemów z generowaniem leadów. Jeśli outsourcujesz cold mailing, to zostaw tę kwestię ekspertom, przecież nie bez powodu zdecydowałeś się skorzystać z ich usług.

Zadbaj o wskaźnik dostarczalności

Chcesz używać zwrotów typu “najlepsza cena”, “darmowa gotówka”, “całkowicie za darmo” lub innych sformułowań w stylu “zamów teraz” czy “promocja”? Niestety, one po prostu nie mogą znaleźć się w mailach.

– Filtry antyspamowe sprawdzają wiadomości pod kątem słów kluczowych i zapamiętują fragmenty wiadomości – wyjaśnia Sebastian Kajzer, E-mail Delivery Specialist w RightHello.

Jeśli chcesz, by Twoje maile miały jak najwyższy wskaźnik dostarczalności, to bądź otwarty na zmiany i sugestie ekspertów, którym zleciłeś wygenerowanie leadów. Często ten sam przekaz można ubrać w inne słowa.

Uważaj na linki i memy

Chcesz koniecznie, żeby Twoje wiadomości miały linki UTM lub shortnerery, prawda? Do tego wrzuciłbyś jakiegoś mema, żeby było śmiesznie i jeszcze linka na bloga firmy. Rób to rozważnie i z głową. Wiadomości, które zawierają tego typu “załączniki” są pod lupą filtrów antyspamowych.

– Wszystkie linki trakujące obniżają dostarczalność, podobnie zbyt duże obrazki w treści maili – wyjaśnia Sebastian Kajzer.

Dlatego lepiej zadbać o przekaz i treść dobierając odpowiednie słowa. Ponownie – zostaw tę kwestię swoim specjalistom.

Nie strzelaj sobie w stopkę

Jeśli podczas konsultacji firma outsourcingowa prosi Cię o zmianę w stopce, to nie upieraj się przy tej, którą masz. Z pozoru błaha sprawa może zaważyć o tym, czy Twoja wiadomość trafi do adresata.

Na co specjaliści zwracają uwagę? Przede wszystkim na to jak jest długa i rozbudowana jest stopka. Wystarczy jeden link w Twoim elektronicznym podpisie, który wcześniej znalazł się na czarnej liście, żeby filtry antyspamowe odrzuciły całą wiadomość i zdefiniowały ją jako spam.

mail przejrzysta stopka

Stopka powinna:

  • być krótka – zawierać tylko najistotniejsze informacje takie jak imię, nazwisko, funkcja, telefon/mail i informację o firmie,
  • być przejrzysta – tak, żeby wiadomość wyświetlana na telefonie była czytelna (szacuje się, że ponad 30% odbiorców czyta maile na smartfonie),
  • zawierać maksymalnie jeden link.

Dlatego jeśli firma outsourcingowa zwraca Ci uwagę, że coś należy zmienić – to po prostu zmień to. Nie sabotuj swojej kampanii.

Podsumowując:

Mail jest najszybszym sposobem dotarcia do osób decyzyjnych lub firm, z którymi wcześniej nie miałeś żadnych kontaktów. Nieuwaga lub brak przepływu informacji może spowodować, że kampania będzie nieefektywna. Niepoprawnie skonfigurowana skrzynka, nieodpowiednia treść maila czy nawet zła stopka – to wszystko ma wpływ na rezultaty, na których przecież Ci zależy.

Warto przeczytać:

Chcesz zwiększyć dopływ leadów?

Załóż darmowe konto

Author Image

Marta Balukiewicz

Uwielbiam jeździć motocyklem i z pasją piszę o marketingu B2B. Dzięki pracy w RightHello poznaję tajniki kampanii cold mailowych oraz generowania leadów. Prywatnie jestem wielką fanką Iron Mana.