Zawierają życiowe motto, cennik usług, a niekiedy nawet mini-album zdjęć i teksty motywacyjne. W ciągu kilku lat pracy z klientami nasi eksperci widzieli już ich tysiące. Mailowe stopki, bo o nich mowa, z pozoru wydają się nieistotne. Jednak w trakcie kampanii są jednym z najważniejszych czynników, który może zaważyć na dostarczalności Twoich maili. Zebraliśmy przykłady tego jak powinny, a także absolutnie nie powinny, wyglądać stopki.
Podpisy w mailach mają jedną podstawową funkcję – informacyjną. Powinny być proste, przejrzyste i czytelne. Choć wydaje się to oczywiste, niektórzy o tym zapominają.
Stopki przede wszystkim budują wiarygodność – dzięki informacjom w nich zawartym odbiorca maila wie, że istniejesz naprawdę; może sprawdzić i odwiedzić Twojego LinkedIna, dowiedzieć się więcej o Tobie i Twojej firmie.
Podpisy w mailu wpływają również na dostarczalność maili – im krótszy kod HTML stopki, tym lepiej. Każda grafika czy zdjęcie zwiększa ryzyko wpadnięcia do spamu, ponieważ wydłuża się kod. Jeśli w Twojej stopce znajduje się duża grafika lub błąd, to istnieje uzasadniona obawa, że Twoje maile zostaną uznane za spam.
CO POWINNA ZAWIERAĆ STOPKA?
1.Imię i nazwisko oraz funkcję
Stanowisko jakie zajmujesz wpływa na ton dalszej konwersacji. Inaczej rozmawia się z właścicielem firmy czy dyrektorem marketingu, a inaczej ze stażystą. Jeśli zajmujesz się cold mailingiem, a dopiero zaczynasz karierę zawodową na praktykach, to lepiej nie pisz tego w stopce. Istnieje ryzyko, że nikt nie będzie chciał z Tobą rozmawiać.
2.Adres i www firmy
Krótki link do strony uwiarygadnia Twoją firmę. Zainteresowany odbiorca wiadomości może dowiedzieć się więcej o Twojej działalności, dotychczasowych projektach i ofercie. Nie próbuj jednak wklejać linków śledzących użytkownika (np. UTM-ów). Mają one duży wpływ na spadek dostarczalności (czytaj więcej o dostarczalności maili).
Adres, pod którym ma siedzibę Twoja firma wcale nie musi się znaleźć w stopce. W przypadku, gdy wysyłasz cold maile za granicę, nikogo raczej nie będzie interesować fakt, że Twoja firma jest w Waterbury Connecticut przy Commercial Street 8 lub przy ul. Fabrycznej 15d/7 w polskim Lublinie. Adres siedziby załączaj, jeśli działasz na rynku krajowym lub lokalnym. A z całą pewnością nie precyzuj, na którym piętrze znajduje się wejście do firmy – wierz mi, widzieliśmy i takie wpadki.
3.Telefon
Warto podać do siebie namiary pod warunkiem, że naprawdę używasz tego telefonu. Chyba nie chcesz dopuścić do sytuacji, gdy potencjalny klient dzwoni i usłyszy w słuchawce automatyczną sekretarkę.
Podobnie jak w przypadku adresu siedziby – jeśli wysyłasz maile za granicę, to miej na uwadze różnicę czasową. Jeśli u Ciebie jest środek nocy, a u odbiorcy maila środek dnia, to jaka jest szansa, że klient będzie chciał się z Tobą skontaktować właśnie wtedy, gdy odczyta maila. Odbierzesz w środku nocy telefon? Jeśli nie, to nie warto go umieszczać w stopce.
Często w stopkach pojawia się również login skype. Jeśli go nie używasz na co dzień, to go nie podawaj.
4.Portale społecznościowe
Warto zaznaczyć, że firma ma swój fanpage, ale nie trzeba od razu wklejać wszystkich mediów społecznościowych lub komunikatorów, z których korzysta. Instagram, Facebook, Google+, Pinterest, Snapchat, Twitter, LinkedIn, Xing, Youtube, G2Crowd, Clutch, Hangouts i… można tak wymieniać dalej. Pamiętaj, że stopka ma przede wszystkim funkcję informacyjną. Potencjalny klient wszystkie informacje o Twoich social media znajdzie na stronie internetowej. Nie musisz ich dodatkowo wklejać do stopki. Zwłaszcza, jeśli nie prowadzisz profili regularnie i nie ma w nich wartościowej treści.
Jeśli jednak uważasz, że warto podlinkować firmowego LinkedIna, to upewnij się, że link jest poprawny. Niepoprawny link = ryzyko wpadnięcia do spamu.
W tym przypadku również ważny jest kraj, do którego chcesz dotrzeć. Wysyłając maile do firm z Niemiec, nie wklejaj LinkedIna. W tym kraju większość używa Xinga.
5.Adres mailowy
Wydaje się to oczywiste? Owszem, nie trzeba w stopce dawać adresu, z którego wysyłasz maila. To tak, jakby napisać SMS-a z numerem telefonu i podpisem “to mój numer”.
Kardynalnym błędem jest umieszczenie w stopce innego adresu niż tego, z którego się pisze. Przykład – jankowalski@xyz.com i kowalski@xyz.com
6.Zdjęcie
Lubisz wiedzieć z kim rozmawiasz, prawda? Inaczej możesz mailować z 30-letnim managerem sprzedaży, a inaczej z 50-letnim dyrektorem. Dlatego warto w swojej stopce dodać zdjęcie. Tylko trzeba pamiętać, żeby było profesjonalne, a nie odstraszające selfie sprzed budynku firmy.
7.Teksty motywacyjne
Absolutnie, w żadnym wypadku nie powinny znaleźć się w stopce! Ani inspirujące motto życiowe, ani teksty motywacyjne nie wpłyną na relację biznesową. Bądź profesjonalny i przekaż tylko najważniejsze informacje.
Podsumowanie
Wysyłając maile pamiętaj zawsze o swoich odbiorcach i spróbuj się wcielić w ich rolę. Personalizuj stopki względem języka – mail pisany po angielsku powinien zawierać stopkę również w tym języku (łącznie z poprawnie przetłumaczonym stanowiskiem czy adresem). Chcesz przecież, żeby odbiorca wszystko zrozumiał, prawda?
Z pewnością chcesz też, żeby Twoje wiadomości dotarły do każdego. Zadbaj o to, żeby wyeliminować wszystkie błędy i niepoprawne linki, a stopka nie zawierała zbyt długiego kodu. Stopka jest Twoją wizytówką – prostą, przejrzystą i zawierającą tylko najważniejsze/niezbędne informacje.
